Rechnungsexporte erstellen

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Sobald Abrechnungsprofile und Regeln konfiguriert sind, können Sie Rechnungsexporte für jeden verbundenen Händler und Zeitraum erzeugen.

Jeder Export erzeugt eine PDF-Rechnung und eine XLSX-Spezifikation, die Sie an Kunden senden oder in Ihr Buchhaltungssystem importieren können.

Bevor Sie exportieren

Bestätigen Sie, dass der Abrechnungszeitraum vollständig ist:

Aufträge verarbeitet — Die Aktivität des Zeitraums hat den erwarteten Status.
Labelpreise importiert — Carrier-Rechnungen und T&T-Preis-Uploads sind angewendet.
Zuschläge validiert — Nachlieferungsgebühren sind in Versandzuschläge genehmigt.
Richtiges Profil — Der Händler nutzt das vorgesehene Abrechnungsprofil (oder den Center-Standard).

Schritt 1: Neue Rechnung anfordern

Gehen Sie zu Administration > Invoicing.
Klicken Sie auf New invoice.

Step 1

Konfigurieren Sie den Export:

Feld	Beschreibung
Invoicing profile	Zu verwendende Abrechnungsvorlage (Standard: Center-Standard)
Seller	Zu berechnender verbundener Händler — oder alle Händler für einen Batch-Lauf
Billing period	Start- und Enddatum (z. B. 1.–31. März)
Title	Optionale Bezeichnung auf dem Export (z. B. March 2026 — Acme Seller BV)

Klicken Sie auf Generate invoice.

ChannelDock stellt einen Hintergrundjob in die Warteschlange. Jeder Händler erhält eine eigene Exportzeile; Batch-Läufe teilen sich eine Batch-ID im Portal.

Hinweis: Ein Center kann höchstens 100 pending Exporte gleichzeitig haben. Warten Sie, bis die Warteschlange leert, wenn Sie das Limit erreichen.

Schritt 2: Generierungsstatus überwachen

Öffnen Sie die Exporthistorie auf der Invoicing-Seite. Timeline ist die Standardansicht; wechseln Sie zu Table für eine filterbare Liste mit Massenaktionen.

Step 2

Abdeckungs-Timeline (Standardansicht)

Die Timeline zeigt ein Raster Händler × Monat für die letzten 12 Monate. Jede Zelle zeigt, ob ein verbundener Händler für diesen Kalendermonat abgerechnet wurde.

Zellstatus	Bedeutung
Leer (gap)	Kein Export überlappt diesen Händler und Monat — noch nicht abgerechnet
Gefüllte Karte	Mindestens ein Export, dessen Abrechnungszeitraum diesen Monat überlappt

Gefüllte Zellen sind nach Rechnungsstatus farbcodiert (draft, sent, viewed, paid, partially paid, overdue, cancelled, refunded). Ein Spinner oder Warnsymbol zeigt Exporte an, die noch processing oder failed sind.

Die Zusammenfassung über dem Raster meldet fehlende Monate und wie viele Händler Lücken haben — zum Beispiel 3 missing months / 2 sellers. Wenn jeder Händler abgedeckt ist, erscheint All connected sellers are covered for the last 12 months.

Von einer Timeline-Karte aus können Sie:

PDF oder XLSX direkt herunterladen
Open in table, um zur vollständigen Exportzeile zu springen
Den Export Delete

Exporte erscheinen in der Timeline, wenn ihr Abrechnungszeitraum den Kalendermonat überlappt — Teilmonats- und Mehrmonatszeiträume erscheinen in jedem abgedeckten Monat.

Tabellenansicht

Wechseln Sie zu Table zum Filtern, Sortieren, für Massenstatus-Updates, Zip-Downloads und Regenerierung.

Generierungsstatus	Bedeutung
Pending	In der Warteschlange
Processing	Dateien werden erstellt
Done	Bereit zum Download
Failed	Fehlermeldung im Portal prüfen und erneut versuchen

Rechnungsstatus	Bedeutung
Draft	Noch nicht an den Händler gesendet
Sent	Als gesendet markiert (`sent_at` erfasst)
Viewed	Der Händler hat die Rechnung geöffnet
Paid / Partially paid	Zahlung erfasst
Overdue / Cancelled / Refunded	Workflow-Status

Generierungsstatus (Dateierstellung) und Rechnungsstatus (Geschäftsprozess) sind unabhängig — ein Export kann Done sein und trotzdem Draft.

Schritt 3: Herunterladen und prüfen

Wenn der Generierungsstatus Done ist:

Format	Verwendung
PDF	Kundenrechnung
XLSX	Detaillierte Positionsspezifikation für Finance/ERP
HTML	Bearbeitbarer Rechnungskörper — speichern, um das PDF neu zu erzeugen

Erzeugte Rechnungen nutzen den MwSt.-/Sales-Tax-Satz des Profils und die Anzeige-Währung Ihres Centers.

Vor dem Versand bearbeiten: Öffnen Sie den HTML-Editor im Portal, passen Sie Text oder Layout an und speichern Sie. ChannelDock bereinigt das HTML und erzeugt das PDF neu.

Prüfen Sie, ob Zwischensummen für Pick & Pack, Lagerung, Versand, Aufgaben und validierte Zuschläge Ihren Erwartungen entsprechen.

Workflow-Überblick

Create invoice: overview → new invoice modal → export table

Zahlungsdaten

Hinterlegen Sie die Bankdaten Ihres Centers einmal über Options > Payment details auf der Invoicing-Seite (IBAN, BIC, Empfängername). Sie erscheinen auf erzeugten PDF-Rechnungen.

Massenoperationen

In der Ansicht Table wählen Sie mehrere Exporte, um:

Den Rechnungsstatus in Masse zu aktualisieren (z. B. als sent oder paid markieren)
XLSX-Zip herunterzuladen (max. 100 Dateien / 250 MB)
Exporte zu regenerieren oder zu löschen

Export-Presets

Speichern Sie wiederverwendbare Kombinationen aus Profil + relativem Zeitraum + Händlern über Options > Manage presets (zum Beispiel Last month — all sellers — Standard profile).

Wiederkehrender monatlicher Ablauf

Zeitraum schließen — importieren Sie alle Carrier-Zuschläge und Labelpreisdateien.
Validieren Sie Zuschläge unter Administration > Surcharges.
Fordern Sie Exporte je Händler an (oder batchen Sie alle Händler).
Prüfen Sie die Timeline auf fehlende Monate vor dem Versand.
Prüfen Sie PDF/XLSX, wenn der Status Done ist.
Senden Sie an Händler und setzen Sie den invoice status auf Sent.
Markieren Sie Paid, wenn die Zahlung eingegangen ist.

Fehlerbehebung

Summen wirken zu niedrig

Prüfen Sie, ob die Datumsangaben des Abrechnungszeitraums alle Aktivitäten umfassen.
Bestätigen Sie, dass Labelpreise und validierte Zuschläge im Zeitraum liegen (validated_at für Zuschläge).
Prüfen Sie, ob das richtige Abrechnungsprofil gewählt wurde.

Summen wirken zu hoch

Suchen Sie überlappende Regeln oder doppelte Gebührenkonfiguration in All financials und Invoicing-Regeln.
Prüfen Sie die Regelpriorität — zwei Regeln können unbeabsichtigt beide gelten.

Export bleibt auf Processing

Warten Sie bei großen Händlern einige Minuten. Bleibt es bestehen, prüfen Sie auf Status Failed und regenerieren Sie.

Simulationstotal weicht von der Rechnung ab

Test profile (Simulation) schließt validierte Zuschläge absichtlich aus. Die echte Rechnung enthält sie, wenn der Profilschalter an ist.

Timeline zeigt eine Lücke, aber ich habe diesen Monat abgerechnet

Prüfen Sie die Datumsangaben des Export-Abrechnungszeitraums — eine März-Rechnung mit Zeitraum 15. Feb.–14. Mär. überlappt im Raster möglicherweise nicht den gesamten März.
Filtern Sie die Ansicht Table nach Händler und Datum, um den Export zu finden, und nutzen Sie beim nächsten Mal Open in table von der Timeline-Karte.

Zurückgesetzte Labels fehlen auf der Rechnung

Zurückgesetzte/stornierte Labels sind standardmäßig ausgeschlossen. Aktivieren Sie Include reverted labels im Abrechnungsprofil, wenn Ihr Vertrag diese Labels abrechnet.