Erste Schritte mit Smart Invoicing

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Invoicing hilft Fulfillment-Centern, verbundene Händler automatisch anhand der Lageraktivität abzurechnen — Pick & Pack, Lagerung, Versandlabels, Zuschläge und alle individuellen Gebühren, die Sie in einem Vertrag festlegen.

Statt Rechnungen manuell in Tabellen zu erstellen, konfigurieren Sie Abrechnungsprofile und Regeln einmal. ChannelDock berechnet die Beträge anschließend aus echten Betriebsdaten und ermöglicht den Export kundenfertiger PDF- und XLSX-Rechnungen je Händler und Zeitraum.

Wo Sie Invoicing finden

Invoicing liegt unter Administration im Fulfillment-Center-Portal. Sie benötigen Center-Admin-Berechtigungen.

Melden Sie sich in Ihrem ChannelDock-Fulfillment-Center-Konto an.
Öffnen Sie im linken Menü Administration.
Klicken Sie auf Invoicing — oder gehen Sie direkt zu Invoicing (beta).

Das Administrationsmenü enthält außerdem:

All financials — Übersicht der operativen Gebühren je Händler
Surcharges — Carrier-Anpassungen importieren und validieren
Invoicing — Profile, Regeln und Rechnungsexporte

Invoicing-Überblick

Die Invoicing-Seite ist Ihr Abrechnungs-Cockpit:

Manage profiles — Abrechnungsprofile und deren Regeln erstellen und bearbeiten
New invoice — einen PDF/XLSX-Export für einen Händler und Abrechnungszeitraum anfordern
Options — Zahlungsdaten (IBAN/BIC) und Export-Presets
Export history — Timeline (Standard) zeigt ein Raster Händler × Monat für die letzten 12 Monate; Table ist eine filterbare Liste aller Exporte

Step 2

Was Invoicing abdeckt

Invoicing ist für die Kosten gedacht, die Sie an Händlerkunden weitergeben:

Kostenbereich	Beispiele
Fulfillment	Pick & Pack, Bestelloptionen, Verpackung, Lagerung, Aufgaben
Manufacturing	Produktionskosten pro Einheit für versendete Produkte (Profilschalter)
Shipping	Labelpreise, durchgereichte Carrier-Tarife, Ländertarife
Surcharges	Validierte Carrier-Anpassungen nach der Zustellung
Custom fees	Monatliche Mindestbeträge, prozentuale Aufschläge, gestaffelte Volumentarife

Betriebsdaten fließen aus Bestellungen, Sendungen, Lagerscans und der Labelerstellung ein. Ihre Abrechnungsregeln entscheiden, was berechnet wird und wann jede Regel gilt.

So funktioniert die Abrechnung (4 Schritte)

Abrechnungsprofile erstellen — Gruppieren Sie Abrechnungskonfigurationen (zum Beispiel Standard vs. Premium EU). Legen Sie ein Standardprofil für neue Exporte fest.
Regeln zu jedem Profil hinzufügen — Definieren Sie Gebührentypen und Beträge (fest, pro Auftrag, pro Sendung, pro Position, pro SKU, pro kg, Prozent, durchgereichter Labelpreis oder gestaffelt).
Bedingungen je Regel setzen — Filtern Sie nach Auftrag, Sendung, Produkt, Händler, Carrier, Verpackung und mehr. Regeln laufen in Prioritätsreihenfolge (niedrigere Zahlen zuerst).
Rechnungsexporte erstellen — Erzeugen Sie PDF- und XLSX-Dateien für einen Händler und Zeitraum. Bearbeiten Sie die HTML-Rechnung bei Bedarf im Portal und senden Sie sie an Ihren Kunden.

Weiter mit:

Bevor Sie starten

Bevor Sie Händler abrechnen, muss die zugrunde liegende Datenlage stimmen:

Verbundene Händler

Jeder Händler, den Sie abrechnen, muss mit Ihrem Fulfillment-Center verbunden sein. Siehe Alle Händler.

Konfiguration der Fulfillment-Gebühren

Pick-&-Pack-Kosten, Verpackung, Bestelloptionen und Lagerung können auch in All financials konfiguriert werden. Abrechnungsregeln können dieselbe Lageraktivität abrechnen — oder Sie modellieren Gebühren vollständig in den Invoicing-Regeln. Vermeiden Sie, dieselbe Gebühr zweimal zu konfigurieren.

Versand und Labels

Konfigurieren Sie Carrier-Tarife unter Settings > Carriers. Importieren Sie Nachlieferungsgebühren über Versandzuschläge verwalten oder Labelpreise mit Track & Trace hochladen.

Lager-Mapping (für Lagerung)

Die Lagerabrechnung erfordert gemappte Lagerbereiche. Siehe Lager-Mapping.

Produktionskosten (optional)

Wenn Sie Produktionskosten abrechnen, setzen Sie Manufacturing costs je Produkt unter Warehouse > All products. Aktivieren Sie Include manufacturing costs on invoice im Abrechnungsprofil, um je versendetem Produkt eine Position pro Einheit hinzuzufügen.

Profileinstellungen

Jedes Abrechnungsprofil enthält Schalter und Steuereinstellungen, die den Rechnungsinhalt bestimmen:

Einstellung	Standard	Wirkung
VAT rate (%) / Sales tax rate (%)	21 % (EU)	Steuersatz auf erzeugten Rechnungen. Die Bezeichnung passt sich dem Center-Land an (MwSt. für EU/UK, Sales Tax für US).
Include storage costs	An	Rechnet Lagergebühren für den Zeitraum ab
Include manufacturing costs	Aus	Rechnet Produktionskosten pro Einheit aus den Produkteinstellungen ab
Include warehouse tasks	An	Rechnet Aufgabengebühren ab
Include verified surcharges	An	Fügt validierte Carrier-Zuschläge hinzu
Exclude manual shipments	Aus	Überspringt manuell erstellte Sendungen
Include reverted labels	Aus	Rechnet zurückgesetzte/stornierte Versandlabels ab (standardmäßig aus)
Minimum orders per month	0	Schwelle, bevor bestimmte Regeln gelten

Rechnungen nutzen die Anzeige-Währung Ihres Centers (in den Center-Einstellungen). PDF- und XLSX-Exporte enthalten den MwSt.-/Sales-Tax-Satz des Profils.

Details finden Sie unter Abrechnungsprofile und Regeln einrichten.

Tipps für eine reibungslose Einführung

Beginnen Sie mit einem Profil — Prüfen Sie den Export gegen eine manuelle Berechnung, bevor Sie auf alle Kunden ausrollen.
Verwenden Sie klare Profilnamen — Namen wie Standard EU oder Premium + pass-through shipping helfen Finance, schnell den richtigen Export zu wählen.
Halten Sie Regelprioritäten bewusst — Niedrigere Prioritätszahlen laufen zuerst. Platzieren Sie spezifische Regeln über allgemeinen Fallbacks.
Simulieren Sie vor der Abrechnung — Nutzen Sie Test profile im Regel-Modal, um Gebühren über einen Zeitraum im Trockenlauf zu prüfen.
Stimmen Sie Abrechnungszeiträume ab — Die meisten Center rechnen monatlich ab. Passen Sie den Exportdatumsbereich an den Vertragszeitraum an, den Ihre Händler erwarten.