Abrechnungsprofile und Regeln einrichten

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Abrechnungsprofile und Regeln definieren, wie jeder Händler abgerechnet wird. Ein Profil ist eine Abrechnungsvorlage; Regeln in diesem Profil legen fest, was berechnet wird und unter welchen Bedingungen.

Diese Anleitung führt Sie durch das Erstellen von Profilen, das Konfigurieren von Regeln und das Testen Ihrer Einrichtung vor dem ersten echten Rechnungsexport.

Schritt 1: Abrechnungsprofile öffnen

Gehen Sie zu Administration > Invoicing.
Klicken Sie auf Manage profiles.

Step 1

Klicken Sie auf New profile, um ein Profil zu erstellen, oder öffnen Sie ein vorhandenes zum Bearbeiten.
Geben Sie einen Namen ein (zum Beispiel Standard fulfillment oder Premium EU) und optional eine Beschreibung.
Setzen Sie VAT rate (%) oder Sales tax rate (%) — Standard 21 % für EU-Center. Die Bezeichnung passt sich dem Center-Land an.
Setzen Sie die Profilschalter:

Schalter	Wann nutzen
Include storage costs	Lagerung für gemappten Lagerbestand abrechnen
Include manufacturing costs	Produktionskosten pro Einheit aus den Produkteinstellungen abrechnen (je Produkt unter Warehouse > All products)
Include warehouse tasks	Aufgabengebühren aus dem Aufgabenmodul abrechnen
Include verified surcharges	Validierte Carrier-Zuschläge auf die Rechnung setzen
Exclude manual shipments	Manuell außerhalb des normalen Ablaufs erstellte Sendungen überspringen
Include reverted labels	Zurückgesetzte/stornierte Versandlabels abrechnen (standardmäßig ausgeschlossen)
Minimum orders per month	Schwelle, bevor bestimmte Regeln gelten

Markieren Sie ein Profil als Default — es ist vorausgewählt, wenn Sie einen neuen Rechnungsexport erstellen.

Tipp: Nutzen Sie Duplicate profile, um ein vorhandenes Profil mit allen Regeln, Bedingungen und Gebührenstaffeln zu kopieren — nützlich beim Onboarding eines Händlers mit ähnlichem Vertrag.

Hinweis: Produktionskosten werden über den Profilschalter und die Werte je Produkt gesteuert — nicht über Abrechnungsregeln. Fügen Sie keine separate Produktionsregel hinzu.

Schritt 2: Abrechnungsregeln hinzufügen

Öffnen Sie ein Profil unter Manage profiles und klicken Sie auf Rules (oder öffnen Sie die Profilzeile).
Klicken Sie auf New rule.

Step 3

Konfigurieren Sie die Regel:

Feld	Beschreibung
Name	Interne Bezeichnung, z. B. Pick & pack per order
Charge type	Wie die Gebühr berechnet wird (siehe Tabelle unten)
Amount / tiers	Gebührenwert oder Staffelgrenzen
Cost category	Pick & Pack, Versandkosten, Lagerung, Zuschlag usw.
Priority	Ausführungsreihenfolge — niedrigere Zahlen laufen zuerst

Gebührentypen

Gebührentyp	Nutzen, wenn
Fixed	Pauschale je passendem Ereignis
Per order	Eine Gebühr je Auftrag
Per shipment	Eine Gebühr je Sendung/Label
Per item	Gebühr × Positionsmenge
Per SKU	Gebühr je eindeutiger SKU
Per kg	Gewichtsabhängige Abrechnung
Percentage	Aufschlag % auf eine Basis (z. B. Versandlabelpreis)
Pass through carrier rate per shipment	Exakter Labelpreis aus ChannelDock
Tiered	Unterschiedliche Tarife bei Volumen- oder Gewichtsgrenzen

Speichern Sie die Regel und wiederholen Sie das für jede Vertragsgebühr.

Beispiel-Regelsatz:

Priorität	Regel	Gebührentyp
10	Pick & pack	Per order — 3,95 €
20	Multi-pick	Per item — 0,85 €
30	Storage	Per kg — 0,15 €
40	Shipping labels	Pass through Labelpreis
50	DHL markup	Percentage — 110 % des Labelpreises

Schritt 3: Bedingungen definieren

Bedingungen steuern, wann eine Regel gilt.

Öffnen Sie eine Regel und gehen Sie zu Conditions.
Bauen Sie eine Bedingungsgruppe mit AND-/OR-Logik. Verschachteln Sie Gruppen für komplexe Verträge.
Jede Bedingung nutzt: Entität + Feld + Operator + Wert.

Häufige Bedingungsentitäten

Order — Kanal, Land, Gewicht, Status
Order product — SKU, EAN, Menge
Shipment — Carrier, Service, Ziel
Product — Verpackungskategorie, Abmessungen
Seller — für Sonderfälle innerhalb eines gemeinsamen Profils
Package — Verpackungstyp der Bestellung

Beispiel: (carrier = DHL AND country = NL) OR (carrier = DPD AND weight > 20 kg)

Zusätzliche Versandlabels: Zweite und dritte Labels einer Bestellung (die Zeile EXTRA_SHIPMENT) können bei der Rechnungsauswertung Verpackung und Labelpreis vom ersten Label derselben Bestellung übernehmen. Pick-&-Pack-Regeln, die auf Verpackung basieren, können daher auch auf diese Labels zutreffen.

Speichern Sie die Bedingungen und nutzen Sie Test profile, um vor der Abrechnung gegen einen Zeitraum zu prüfen.

Regelpriorität und Massenaktionen

Regeln laufen in Prioritätsreihenfolge — nummerieren Sie 10, 20, 30…, damit Sie später Regeln einfügen können.
Zum Umsortieren ziehen, wenn keine Filter aktiv sind.
Massenaktionen: aktivieren/deaktivieren, löschen, Regeln in andere Profile kopieren oder Gebühren/Bedingungen in Masse anwenden.

Produktregeln importieren

Für SKU- oder EAN-spezifische Pick-Gebühren nutzen Sie Import product rules im Regel-Modal, um eine Tabelle hochzuladen statt Regeln einzeln anzulegen.

Spalte	Inhalt
A	EAN oder SKU
B	Kosten pro Stück

Jede Zeile wird zu einer Abrechnungsregel, die auf SKU oder EAN matcht und pro Stück berechnet. Optional können Sie bestehende Single-SKU- / Single-EAN-Regeln im Profil vor dem Import ersetzen.

Verknüpfung mit klassischen Administrationseinstellungen

Einige Kosten werden in All financials konfiguriert (Pick-Kosten je Händler/Produkt, Verpackung, Carrier-Overrides, Lagerung auf Lagerbereichen).

Invoicing kann dieselbe Lageraktivität abrechnen, oder Sie modellieren Gebühren vollständig in den Invoicing-Regeln. Wählen Sie pro Gebührentyp einen Ansatz, um Doppelabrechnungen zu vermeiden.

Checkliste vor dem ersten Export

[ ] Mindestens ein Abrechnungsprofil existiert mit gesetztem Standard
[ ] MwSt.-/Sales-Tax-Satz je Profil gesetzt
[ ] Jede Vertragsgebühr hat eine passende Regel (oder der Produktions-Schalter ist an und Produktkosten sind gepflegt)
[ ] Bedingungen mit Test profile getestet
[ ] Regelprioritäten gesetzt (spezifisch vor allgemein)
[ ] Validierte Zuschläge für den Zeitraum importiert (falls Zuschläge abgerechnet werden)
[ ] Lagerbereiche gemappt (falls Lagerung abgerechnet wird)

Als Nächstes: Rechnungsexporte erstellen