Factuurexports aanmaken

Last updated

Zodra facturatieprofielen en regels zijn ingesteld, kunt u factuurexports genereren voor elke gekoppelde verkoper en elk datumbereik.

Elke export levert een PDF-factuur en een XLSX-specificatie die u naar klanten kunt sturen of in uw boekhoudsysteem kunt importeren.

Voordat u exporteert

Controleer of de facturatieperiode compleet is:

Orders verwerkt — Activiteit voor de periode heeft de verwachte status.
Labelprijzen geïmporteerd — Vervoerdersfacturen en T&T-prijsuploads zijn toegepast.
Toeslagen gevalideerd — Kosten na levering zijn goedgekeurd in Verzendtoeslagen.
Juiste profiel — De verkoper gebruikt het beoogde facturatieprofiel (of het centerstandaard).

Stap 1: Vraag een nieuwe factuur aan

Ga naar Administratie > Invoicing.
Klik op New invoice.

Step 1

Configureer de export:

Veld	Beschrijving
Invoicing profile	Te gebruiken facturatiesjabloon (standaard het centerstandaard)
Seller	Gekoppelde verkoper om te factureren — of selecteer alle verkopers voor een batchrun
Billing period	Begin- en einddatum (bijv. 1–31 maart)
Title	Optioneel label op de export (bijv. March 2026 — Acme Seller BV)

Klik op Generate invoice.

ChannelDock zet een achtergrondtaak in de wachtrij. Elke verkoper krijgt een eigen exportrij; batchruns delen een batch-ID in het portaal.

Let op: Een center mag maximaal 100 pending exports tegelijk hebben. Wacht tot de wachtrij leegloopt als u de limiet raakt.

Stap 2: Volg de generatiestatus

Open de exporthistorie op de pagina Invoicing. Timeline is de standaardweergave; schakel over naar Table voor een filterbare lijst met bulkacties.

Step 2

Dekkingstimeline (standaardweergave)

De timeline toont een raster verkoper × maand voor de laatste 12 maanden. Elke cel laat zien of een gekoppelde verkoper voor die kalendermaand is gefactureerd.

Celstatus	Betekenis
Leeg (gap)	Geen export overlappt die verkoper en maand — nog niet gefactureerd
Gevulde kaart	Minstens één export waarvan de facturatieperiode die maand overlappt

Gevulde cellen zijn kleurgecodeerd op factuurstatus (draft, sent, viewed, paid, partially paid, overdue, cancelled, refunded). Een spinner of waarschuwingsicoon geeft exports aan die nog processing of failed zijn.

De samenvatting boven het raster meldt ontbrekende maanden en hoeveel verkopers gaten hebben — bijvoorbeeld 3 missing months / 2 sellers. Wanneer elke verkoper gedekt is, staat er All connected sellers are covered for the last 12 months.

Vanaf een timelinekaart kunt u:

Direct PDF of XLSX downloaden
Open in table om naar de volledige exportrij te springen
De export Delete

Exports komen op de timeline wanneer hun facturatieperiode overlappt met de kalendermaand — periodes van een deel van de maand of van meerdere maanden verschijnen in elke maand die ze dekken.

Tabelweergave

Schakel over naar Table voor filteren, sorteren, bulkstatusupdates, zip-downloads en regenereren.

Generatiestatus	Betekenis
Pending	In de wachtrij
Processing	Bestanden worden opgebouwd
Done	Klaar om te downloaden
Failed	Controleer de foutmelding in het portaal en probeer opnieuw

Factuurstatus	Betekenis
Draft	Nog niet naar de verkoper gestuurd
Sent	Gemarkeerd als verzonden (`sent_at` vastgelegd)
Viewed	De verkoper heeft de factuur geopend
Paid / Partially paid	Betaling vastgelegd
Overdue / Cancelled / Refunded	Workflowstatussen

Generatiestatus (bestandsopbouw) en factuurstatus (zakelijke workflow) zijn onafhankelijk — een export kan Done zijn terwijl die nog Draft is.

Stap 3: Downloaden en controleren

Wanneer de generatiestatus Done is:

Formaat	Gebruik voor
PDF	Klantgerichte factuur
XLSX	Gedetailleerde regelspecificatie voor finance/ERP
HTML	Bewerkbare factuurbody — opslaan om de PDF opnieuw te genereren

Gegenereerde facturen gebruiken het btw-/sales-tax-tarief van het profiel en de weergavevaluta van uw center.

Bewerken vóór verzenden: Open de HTML-editor in het portaal, pas tekst of lay-out aan en sla op. ChannelDock saniteert de HTML en genereert de PDF opnieuw.

Controleer of subtotalen voor pick & pack, opslag, verzending, taken en gevalideerde toeslagen overeenkomen met uw verwachting.

Workflowoverzicht

Create invoice: overview → new invoice modal → export table

Betalingsgegevens

Stel de bankgegevens van uw center één keer in via Options > Payment details op de pagina Invoicing (IBAN, BIC, begunstigde). Ze verschijnen op gegenereerde PDF-facturen.

Bulkacties

In de weergave Table selecteert u meerdere exports om:

Factuurstatus in bulk bij te werken (bijv. markeren als sent of paid)
XLSX-zip te downloaden (max. 100 bestanden / 250 MB)
Exports te regenereren of verwijderen

Exportpresets

Sla herbruikbare combinaties van profiel + relatief datumbereik + verkopers op via Options > Manage presets (bijvoorbeeld Last month — all sellers — Standard profile).

Terugkerende maandelijkse workflow

Sluit de periode — importeer alle vervoerderstoeslagen en labelprijsbestanden.
Valideer toeslagen in Administratie > Surcharges.
Vraag exports per verkoper aan (of batch alle verkopers).
Controleer de Timeline op ontbrekende maanden vóór verzending.
Controleer PDF/XLSX wanneer de status Done is.
Stuur naar verkopers en zet invoice status op Sent.
Markeer Paid wanneer de betaling binnen is.

Problemen oplossen

Totalen lijken te laag

Controleer of de datums van de facturatieperiode alle activiteit dekken.
Bevestig dat labelprijzen en gevalideerde toeslagen in de periode vallen (validated_at voor toeslagen).
Controleer of het juiste facturatieprofiel is geselecteerd.

Totalen lijken te hoog

Zoek overlappinge regels of dubbele kostenconfiguratie in All financials én facturatieregels.
Bekijk de regelprioriteit — twee regels kunnen onbedoeld allebei gelden.

Export blijft hangen op Processing

Wacht een paar minuten bij grote verkopers. Blijft het hangen, controleer op status Failed en genereer opnieuw.

Simulatietotaal wijkt af van de factuur

Test profile (simulatie) sluit gevalideerde toeslagen bewust uit. De echte factuur neemt ze mee wanneer de profielschakelaar aan staat.

Timeline toont een gat, maar ik heb die maand wel gefactureerd

Controleer de datums van de facturatieperiode van de export — een maartfactuur met periode 15 feb–14 mrt overlappt mogelijk niet de hele maart in het raster.
Filter de weergave Table op verkoper en datum om de export te vinden, en gebruik de volgende keer Open in table vanaf de timelinekaart.

Teruggezette labels ontbreken op de factuur

Teruggezette/geannuleerde labels zijn standaard uitgesloten. Schakel Include reverted labels in op het facturatieprofiel als uw contract die labels factureert.

Gerelateerde artikelen

Neem contact op met ChannelDock support als een export na controle van regels en data-imports niet bij uw contract past.

Was this helpful?