Primeros pasos con Smart Invoicing

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Invoicing ayuda a los centros de fulfillment a facturar automáticamente a los vendedores conectados según la actividad del almacén—pick & pack, almacenamiento, etiquetas de envío, recargos y cualquier tarifa personalizada que defina en un contrato.

En lugar de construir facturas manualmente en hojas de cálculo, configure perfiles de facturación y reglas una sola vez. ChannelDock calcula entonces los cargos a partir de datos operativos reales y le permite exportar facturas PDF y XLSX listas para el cliente por vendedor y periodo.

Dónde encontrar Invoicing

Invoicing se encuentra en Administration en el portal del centro de fulfillment. Necesita permisos de center admin para acceder.

Inicie sesión en su cuenta de ChannelDock fulfillment center.
En el menú izquierdo, abra Administration.
Haga clic en Invoicing — o vaya directamente a Invoicing (beta).

El menú Administration también contiene:

All financials — resumen de tarifas operativas por vendedor
Surcharges — ajustes de transportistas para importar y validar
Invoicing — perfiles, reglas y exportaciones de facturas

Resumen de Invoicing

La página Invoicing es su panel de facturación:

Manage profiles — crear y editar perfiles de facturación y sus reglas
New invoice — solicitar una exportación PDF/XLSX para un vendedor y periodo de facturación
Options — datos de pago (IBAN/BIC) y preajustes de exportación
Export history — Timeline (predeterminado) muestra una cuadrícula de cobertura vendedor × mes de los últimos 12 meses; Table es una lista filtrable de todas las exportaciones

Step 2

Qué cubre Invoicing

Invoicing está pensado para los costes que usted repercute a los vendedores clientes:

Área de coste	Ejemplos
Fulfillment	Pick & pack, opciones de pedido, embalaje, almacenamiento, tareas
Manufacturing	Costes de producción por unidad en productos enviados (interruptor del perfil)
Shipping	Precios de etiquetas, tarifas de transportista repercutidas, tramos por país
Surcharges	Ajustes de transportista validados posteriores a la entrega
Custom fees	Mínimos mensuales, recargos porcentuales, tarifas por volumen por tramos

Los datos operativos llegan desde pedidos, envíos, escaneos de almacén y creación de etiquetas. Sus reglas de facturación deciden qué cobrar y cuándo se aplica cada regla.

Cómo funciona la facturación (4 pasos)

Cree perfiles de facturación — Agrupe configuraciones de facturación (por ejemplo Standard frente a Premium EU). Asigne un perfil predeterminado para nuevas exportaciones.
Añada reglas a cada perfil — Elija una categoría de coste, luego un tipo de cargo e importe. Los tipos de cargo disponibles dependen de la categoría. Consulte Tarifas y tipos de cargo.
Defina condiciones en cada regla — Filtre por pedido, envío, producto, vendedor, transportista, embalaje y más. Los filtros disponibles dependen de la categoría de coste. Consulte Condiciones de las reglas de facturación.
Cree exportaciones de facturas — Genere archivos PDF y XLSX para un vendedor y un intervalo de fechas. Edite la factura HTML en el portal si es necesario y envíela a su cliente.

Continúe con:

Antes de empezar

Antes de facturar a vendedores, asegúrese de que los datos subyacentes estén preparados:

Vendedores conectados

Cada vendedor al que facture debe estar conectado a su centro de fulfillment. Consulte Todos los vendedores.

Configuración de tarifas de fulfillment

Los costes de pick & pack, embalaje, opciones de pedido y almacenamiento también se pueden configurar en Administración. Las reglas de facturación pueden facturar a partir de la misma actividad de almacén—o puede modelar las tarifas íntegramente en reglas de facturación. Evite configurar la misma tarifa dos veces.

Envíos y etiquetas

Configure las tarifas de transportista en Settings > Carriers. Importe las tarifas posteriores a la entrega mediante Gestión de recargos de envío o Subir el precio de etiqueta de envío con T&T.

Mapeo de almacén (para almacenamiento)

La facturación de almacenamiento requiere secciones de almacén mapeadas. Consulte Mapeo de almacén.

Costes de fabricación (opcional)

Si factura costes de producción, configure Manufacturing costs por producto en Warehouse > All products. Active Include manufacturing costs on invoice en el perfil de facturación para añadir una línea por unidad por cada producto enviado.

Ajustes del perfil

Cada perfil de facturación incluye interruptores y ajustes fiscales que determinan qué aparece en la factura:

Ajuste	Predeterminado	Efecto
VAT rate (%) / Sales tax rate (%)	21% (UE)	Tipo impositivo aplicado en las facturas generadas. La etiqueta se adapta al país de su centro (VAT para UE/UK, sales tax para EE. UU.).
Include storage costs on invoice	Activado	Factura el almacenamiento del periodo. Consulte Facturar costes de almacenamiento.
Include manufacturing costs on invoice	Desactivado	Factura costes de fabricación por unidad desde los ajustes del producto
Include packaging costs on invoice	Desactivado	Factura el precio de catálogo del embalaje de la caja o sobre en cada etiqueta de envío, multiplicado por el número de etiquetas (paquetes). Déjelo desactivado cuando una regla ya factura el embalaje.
Include tasks on invoice	Activado	Factura las tareas de almacén completadas en el periodo
Include verified surcharges on invoice	Activado	Añade recargos de transportista validados
Exclude manual shipments from invoicing	Desactivado	Omite envíos creados manualmente, sin integración de transportista
Include reverted labels	Desactivado	Factura etiquetas revertidas. Desactivado por defecto; actívelo solo cuando esos envíos se hayan enviado realmente.
Minimal amount of orders per month	0	Lo usa la simulación de auditoría del FC para asociar este perfil a vendedores que alcanzan este volumen mensual de pedidos. La exportación de factura sigue usando el perfil que usted seleccione.

Las facturas usan la divisa de visualización de su centro (configurada en los ajustes del centro). Las exportaciones PDF y XLSX incluyen el tipo de VAT/sales tax del perfil.

Consulte Configuración de perfiles y reglas de facturación para más detalles.

Consejos para un despliegue fluido

Empiece con un perfil — Valide la exportación frente a un cálculo manual antes de desplegarlo a todos los clientes.
Use nombres de perfil claros — Nombres como Standard EU o Premium + pass-through shipping ayudan a los equipos financieros a elegir la exportación correcta con rapidez.
Mantenga las prioridades de las reglas intencionadas — Los números de prioridad más bajos se ejecutan primero. Coloque las reglas específicas por encima de los fallbacks generales.
Simule antes de facturar — Use Test profile en el modal de reglas para hacer una prueba en seco de las tarifas en un intervalo de fechas.
Alinee los periodos de facturación — La mayoría de los centros facturan mensualmente. Haga coincidir el intervalo de fechas de exportación con el periodo contractual que esperan sus vendedores.