Aan de slag met Smart Invoicing

Last updated

Invoicing helpt fulfillment centers om gekoppelde verkopers automatisch te factureren op basis van magazijnactiviteit—pick & pack, opslag, verzendlabels, toeslagen en alle extra kosten die u in een contract vastlegt.

In plaats van facturen handmatig in spreadsheets op te bouwen, configureert u facturatieprofielen en regels één keer. ChannelDock berekent daarna de kosten uit echte operationele data en laat u per verkoper en periode klantklare PDF- en XLSX-facturen exporteren.

Waar u Invoicing vindt

Invoicing staat onder Administratie in het fulfillmentcenterportaal. U hebt center admin-rechten nodig om het te openen.

Log in op uw ChannelDock fulfillment center-account.
Open in het linkermenu Administratie.
Klik op Invoicing — of ga rechtstreeks naar Invoicing (beta).

Het menu Administratie bevat ook:

All financials — overzicht van operationele kosten per verkoper
Surcharges — vervoerderstoeslagen importeren en valideren
Invoicing — profielen, regels en factuurexports

Overzicht Invoicing

De pagina Invoicing is uw facturatiecockpit:

Manage profiles — facturatieprofielen en hun regels aanmaken en bewerken
New invoice — een PDF/XLSX-export aanvragen voor een verkoper en facturatieperiode
Options — betalingsgegevens (IBAN/BIC) en exportpresets
Export history — Timeline (standaard) toont een raster verkoper × maand voor de laatste 12 maanden; Table is een filterbare lijst van alle exports

Step 2

Wat Invoicing dekt

Invoicing is bedoeld voor de kosten die u doorbelast aan verkopers:

Kostengebied	Voorbeelden
Fulfillment	Pick & pack, orderopties, verpakking, opslag, taken
Manufacturing	Productiekosten per eenheid op verzonden producten (profielschakelaar)
Shipping	Labelprijzen, doorgerekende vervoerdertarieven, landstaffels
Surcharges	Gevalideerde toeslagen na levering
Custom fees	Maandelijkse minima, percentage-opslagen, staffeltarieven op volume

Operationele data komt binnen vanuit orders, zendingen, magazijnscans en het aanmaken van labels. Uw facturatieregels bepalen wat u in rekening brengt en wanneer elke regel geldt.

Hoe facturatie werkt (4 stappen)

Maak facturatieprofielen — Groepeer facturatiesets (bijvoorbeeld Standard vs Premium EU). Wijs een standaardprofiel toe voor nieuwe exports.
Voeg regels toe aan elk profiel — Definieer kostentypen en bedragen (vast, per order, per zending, per item, per SKU, per kg, percentage, doorrekenen van de labelprijs, of staffel).
Stel voorwaarden in op elke regel — Filter op order, zending, product, verkoper, vervoerder, verpakking en meer. Regels lopen in prioriteitsvolgorde (lagere nummers eerst).
Maak factuurexports — Genereer PDF- en XLSX-bestanden voor een verkoper en datumbereik. Bewerk de HTML-factuur in het portaal indien nodig en stuur die daarna naar uw klant.

Ga verder met:

Voordat u begint

Voordat u verkopers factureert, moet de onderliggende data op orde zijn:

Gekoppelde verkopers

Elke verkoper die u factureert, moet gekoppeld zijn aan uw fulfillment center. Zie Alle verkopers.

Configuratie van fulfillmentkosten

Pick & pack-kosten, verpakking, orderopties en opslag kunt u ook instellen in All financials. Facturatieregels kunnen dezelfde magazijnactiviteit factureren—of u modelleert alle kosten volledig in facturatieregels. Voorkom dat u dezelfde kost twee keer configureert.

Verzending en labels

Configureer vervoerdertarieven onder Settings > Carriers. Importeer kosten na levering via Verzendtoeslagen beheren of upload labelprijzen met track & trace.

Magazijnmapping (voor opslag)

Opslagfacturatie vereist gemapte magazijnsecties. Zie Magazijnmapping.

Productiekosten (optioneel)

Als u productiekosten factureert, stel Manufacturing costs per product in onder Warehouse > All products. Schakel Include manufacturing costs on invoice in op het facturatieprofiel om per verzonden product een regel per eenheid toe te voegen.

Profielinstellingen

Elk facturatieprofiel bevat schakelaars en belastinginstellingen die bepalen wat op de factuur verschijnt:

Instelling	Standaard	Effect
VAT rate (%) / Sales tax rate (%)	21% (EU)	Belastingtarief op gegenereerde facturen. Het label past zich aan het land van uw center aan (btw voor EU/VK, sales tax voor VS).
Include storage costs	Aan	Factureert opslagkosten voor de periode
Include manufacturing costs	Uit	Factureert productiekosten per eenheid uit de productinstellingen
Include warehouse tasks	Aan	Factureert taakkosten
Include verified surcharges	Aan	Voegt gevalideerde vervoerderstoeslagen toe
Exclude manual shipments	Uit	Slaat handmatig aangemaakte zendingen over
Include reverted labels	Uit	Factureert teruggezette/geannuleerde verzendlabels (standaard uit)
Minimum orders per month	0	Drempel voordat bepaalde regels gelden

Facturen gebruiken de weergavevaluta van uw center (ingesteld in de centerinstellingen). PDF- en XLSX-exports bevatten het btw-/sales-tax-tarief van het profiel.

Zie Facturatieprofielen en regels instellen voor details.

Tips voor een soepele uitrol

Begin met één profiel — Valideer de export tegen een handmatige berekening voordat u naar alle klanten uitrolt.
Gebruik duidelijke profielnamen — Namen als Standard EU of Premium + pass-through shipping helpen finance snel de juiste export te kiezen.
Houd regelprioriteiten bewust — Lagere prioriteitsnummers lopen eerst. Plaats specifieke regels boven algemene fallbacks.
Simuleer voordat u factureert — Gebruik Test profile in het regelsvenster om kosten over een datumbereik droog te draaien.
Stem facturatieperioden af — De meeste centers factureren maandelijks. Laat het datumbereik van de export aansluiten op de contractperiode die verkopers verwachten.

Gerelateerde artikelen

Hulp nodig bij een complex prijsafspraak? Neem contact op met ChannelDock support.

Was this helpful?