Aan de slag met Smart Invoicing

Last updated

Invoicing helpt fulfillment centers om gekoppelde verkopers automatisch te factureren op basis van magazijnactiviteit—pick & pack, opslag, verzendlabels, toeslagen en alle aangepaste kosten die u in een contract vastlegt.

In plaats van facturen handmatig in spreadsheets op te bouwen, configureert u facturatieprofielen en regels één keer. ChannelDock berekent daarna de kosten uit echte operationele data en laat u per verkoper en periode klantklare PDF- en XLSX-facturen exporteren.

Waar u Invoicing vindt

Invoicing staat onder Administratie in het fulfillmentcenterportaal. U hebt center admin-rechten nodig om het te openen.

Log in op uw ChannelDock fulfillment center-account.
Open in het linkermenu Administratie.
Klik op Invoicing — of ga rechtstreeks naar Invoicing (beta).

Het menu Administratie bevat ook:

All financials — overzicht van operationele kosten per verkoper
Surcharges — vervoerderstoeslagen importeren en valideren
Invoicing — profielen, regels en factuurexports

Overzicht Invoicing

De pagina Invoicing is uw facturatiecockpit:

Profielen beheren — facturatieprofielen en hun regels aanmaken en bewerken
Nieuwe factuur — een PDF/XLSX-export aanvragen voor een verkoper en facturatieperiode
Opties — betalingsgegevens (IBAN/BIC) en exportpresets
Export history — Tijdlijn (standaard) toont een raster verkoper × maand voor de laatste 12 maanden; Tabel is een filterbare lijst van alle exports

Step 2

Wat Invoicing dekt

Invoicing is bedoeld voor de kosten die u doorberekent aan verkopers:

Kostengebied	Voorbeelden
Fulfillment	Pick & pack, orderopties, verpakking, opslag, taken
Manufacturing	Productiekosten per eenheid op verzonden producten (profielschakelaar)
Shipping	Labelprijzen, doorgerekende vervoerdertarieven, landtieringen
Surcharges	Gevalideerde vervoerderstoeslagen na levering
Custom fees	Maandelijkse minimumbedragen, percentageopslagen, getrapte volumetarieven

Operationele data komt binnen via orders, zendingen, magazijnscans en het aanmaken van labels. Uw facturatieregels bepalen wat u factureert en wanneer elke regel van toepassing is.

Hoe facturatie werkt (4 stappen)

Facturatieprofielen aanmaken — Groepeer facturatiesets (bijvoorbeeld Standard vs Premium EU). Wijs een standaardprofiel toe voor nieuwe exports.
Regels toevoegen aan elk profiel — Kies een kostencategorie, daarna een tarieftype en bedrag. Welke tarieftypen u kunt kiezen, hangt af van de categorie. Zie Facturatiekosten en tarieftypes.
Voorwaarden instellen per regel — Filter op order, zending, product, verkoper, vervoerder, verpakking en meer. Welke filters verschijnen, hangt af van de kostencategorie. Zie Voorwaarden voor facturatieregels.
Factuurexports aanmaken — Genereer PDF- en XLSX-bestanden voor een verkoper en datumbereik. Bewerk indien nodig de HTML-factuur in het portaal en stuur deze naar uw klant.

Ga verder met:

Voordat u begint

Voordat u verkopers factureert, controleer of de onderliggende data op orde is:

Gekoppelde verkopers

Elke verkoper die u factureert, moet gekoppeld zijn aan uw fulfillment center. Zie Alle verkopers.

Configuratie van fulfillmentkosten

Pick & pack-kosten, verpakking, orderopties en opslag kunt u ook instellen in All financials. Facturatieregels kunnen dezelfde magazijnactiviteit factureren—of u modelleert alle kosten volledig in facturatieregels. Voorkom dat u dezelfde kost twee keer configureert.

Verzending en labels

Configureer vervoerdertarieven onder Settings > Carriers. Importeer kosten na levering via Verzendtoeslagen beheren of Upload de prijs van het verzendetiket met T&T.

Magazijnmapping (voor opslag)

Opslagfacturatie vereist gemapte magazijnsecties. Zie Magazijn koppeling.

Productiekosten (optioneel)

Als u productiekosten factureert, stel Manufacturing costs per product in onder Warehouse > All products. Schakel Include manufacturing costs on invoice in op het facturatieprofiel om een regel per eenheid toe te voegen voor elk verzonden product.

Profielinstellingen

Elk facturatieprofiel bevat schakelaars en belastinginstellingen die bepalen wat op de factuur verschijnt:

Instelling	Standaard	Effect
VAT rate (%) / Sales tax rate (%)	21% (EU)	Belastingtarief op gegenereerde facturen. Het label past zich aan aan het land van uw center (VAT voor EU/UK, sales tax voor VS).
Include storage costs on invoice	Aan	Factureert opslag voor de periode. Zie Opslagkosten factureren.
Include manufacturing costs on invoice	Uit	Factureert productiekosten per eenheid uit de productinstellingen
Include packaging costs on invoice	Uit	Factureert de catalogusprijs van de doos of envelop op elk verzendlabel, vermenigvuldigd met het aantal labels (pakketten). Laat dit uit wanneer een regel verpakking al factureert.
Include tasks on invoice	Aan	Factureert voltooide magazijntaken in de periode
Include verified surcharges on invoice	Aan	Voegt gevalideerde vervoerderstoeslagen toe
Exclude manual shipments from invoicing	Uit	Slaat handmatig aangemaakte zendingen over, zonder vervoerdersintegratie
Include reverted labels	Uit	Factureert teruggedraaide labels. Standaard uit; schakel alleen in wanneer die zendingen daadwerkelijk zijn verzonden.
Minimal amount of orders per month	0	Wordt gebruikt door de FC-auditsimulatie om dit profiel te koppelen aan verkopers die dit maandelijkse ordervolume bereiken. De factuurexport gebruikt nog steeds het profiel dat u selecteert.

Facturen gebruiken de weergavevaluta van uw center (geconfigureerd in de centerinstellingen). PDF- en XLSX-exports bevatten het VAT-/sales tax-tarief van het profiel.

Zie Facturatieprofielen en regels instellen voor details.

Tips voor een soepele uitrol

Begin met één profiel — Valideer de export tegen een handmatige berekening voordat u alle klanten meeneemt.
Gebruik duidelijke profielnamen — Namen zoals Standard EU of Premium + pass-through shipping helpen finance-teams snel de juiste export te kiezen.
Houd regelprioriteiten bewust — Lagere prioriteitsnummers worden eerst uitgevoerd. Plaats specifieke regels boven algemene terugvalregels.
Simuleer vóór facturatie — Gebruik Profiel testen in het regelsmodal om kosten dry-run te draaien over een datumbereik.
Stem facturatieperiodes af — De meeste centers factureren maandelijks. Laat uw exportdatumbereik aansluiten op de contractperiode die uw verkopers verwachten.

Gerelateerde artikelen

Heeft u hulp nodig bij een complex prijsakkoord, neem dan contact op met ChannelDock support.

Was this helpful?