Facturatieprofielen en regels instellen

Last updated

Facturatieprofielen en regels bepalen hoe elke verkoper wordt gefactureerd. Een profiel is een facturatiesjabloon; regels in dat profiel specificeren wat u in rekening brengt en onder welke voorwaarden.

Deze handleiding loopt door het aanmaken van profielen, het configureren van regels en het testen van uw setup vóór de eerste echte factuurexport.

Stap 1: Open facturatieprofielen

Ga naar Administratie > Invoicing.
Klik op Manage profiles.

Step 1

Klik op New profile om een profiel aan te maken, of open een bestaand profiel om het te bewerken.
Voer een naam in (bijvoorbeeld Standard fulfillment of Premium EU) en optioneel een beschrijving.
Stel VAT rate (%) of Sales tax rate (%) in — standaard 21% voor EU-centers. Het label past zich aan het land van uw center aan.
Stel de profielschakelaars in:

Schakelaar	Wanneer gebruiken
Include storage costs	Opslag factureren voor gemapte magazijnvoorraad
Include manufacturing costs	Productiekosten per eenheid factureren uit productinstellingen (in te stellen per product onder Warehouse > All products)
Include warehouse tasks	Taakkosten factureren vanuit de takenmodule
Include verified surcharges	Gevalideerde vervoerderstoeslagen op de factuur zetten
Exclude manual shipments	Zendingen overslaan die handmatig buiten de normale flow zijn aangemaakt
Include reverted labels	Teruggezette/geannuleerde verzendlabels factureren (standaard uitgesloten)
Minimum orders per month	Drempel voordat bepaalde regels gelden

Markeer één profiel als Default — dat wordt vooringesteld wanneer u een nieuwe factuurexport aanmaakt.

Tip: Gebruik Duplicate profile om een bestaand profiel inclusief alle regels, voorwaarden en tariefstaffels te kopiëren—handig bij onboarding van een verkoper met een vergelijkbaar contract.

Let op: Productiekosten worden gestuurd door de profielschakelaar en de waarden per product—niet door facturatieregels. Voeg geen aparte productieregel toe.

Stap 2: Facturatieregels toevoegen

Open een profiel via Manage profiles en klik op Rules (of open de profielrij).
Klik op New rule.

Step 3

Configureer de regel:

Veld	Beschrijving
Name	Intern label, bijv. Pick & pack per order
Charge type	Hoe de kost wordt berekend (zie tabel hieronder)
Amount / tiers	Bedrag of staffelgrenzen
Cost category	Pick & pack, verzendkosten, opslag, toeslag, enz.
Priority	Uitvoervolgorde — lagere nummers lopen eerst

Kostentypen

Kostentype	Gebruik wanneer
Fixed	Een vast bedrag per matching event
Per order	Eén kost per order
Per shipment	Eén kost per zending/label
Per item	Kost × aantal op de orderregel
Per SKU	Kost per unieke SKU
Per kg	Gewichtgebaseerde facturatie
Percentage	Opslag % op een basis (bijv. verzendlabelprijs)
Pass through carrier rate per shipment	Exacte labelprijs uit ChannelDock
Tiered	Verschillende tarieven bij volume- of gewichtsgrenzen

Sla de regel op en herhaal dit voor elke kost in het contract.

Voorbeeldregelset:

Prioriteit	Regel	Kostentype
10	Pick & pack	Per order — €3,95
20	Multi-pick	Per item — €0,85
30	Storage	Per kg — €0,15
40	Shipping labels	Pass through labelprijs
50	DHL markup	Percentage — 110% van de labelprijs

Stap 3: Voorwaarden definiëren

Voorwaarden bepalen wanneer een regel geldt.

Open een regel en ga naar Conditions.
Bouw een conditiegroep met AND / OR-logica. Nest groepen voor complexe contracten.
Elke voorwaarde gebruikt: entiteit + veld + operator + waarde.

Veelgebruikte conditie-entiteiten

Order — kanaal, land, gewicht, status
Order product — SKU, EAN, aantal
Shipment — vervoerder, service, bestemming
Product — verpakkingscategorie, afmetingen
Seller — voor uitzonderingen binnen een gedeeld profiel
Package — verpakkingstype op de order

Voorbeeld: (carrier = DHL AND country = NL) OR (carrier = DPD AND weight > 20 kg)

Extra verzendlabels: Tweede en derde labels op een order (de regel EXTRA_SHIPMENT) kunnen tijdens de facturatie-evaluatie verpakking en labelprijs van het eerste label op dezelfde order overnemen. Pick & pack-regels die op verpakking zijn gebaseerd, kunnen daardoor ook op die labels matchen.

Sla de voorwaarden op en gebruik Test profile om tegen een datumbereik te valideren voordat u factureert.

Regelprioriteit en bulkacties

Regels lopen in prioriteitsvolgorde — nummer ze 10, 20, 30… zodat u later regels kunt invoegen.
Sleep om te herschikken wanneer er geen filters actief zijn.
Bulkacties: in-/uitschakelen, verwijderen, regels naar andere profielen kopiëren, of kosten/voorwaarden in bulk toepassen.

Productregels importeren

Voor pickkosten per SKU of EAN gebruikt u Import product rules in het regelsvenster om een spreadsheet te uploaden in plaats van regels één voor één aan te maken.

Kolom	Inhoud
A	EAN of SKU
B	Kost per item

Elke rij wordt één facturatieregel die matcht op SKU of EAN, gefactureerd per item. U kunt optioneel bestaande single-SKU- / single-EAN-regels in het profiel vervangen vóór import.

Koppeling met klassieke Administratie-instellingen

Sommige kosten worden ingesteld in All financials (pickkosten per verkoper/product, verpakking, vervoerderoverrides, opslag op magazijnsecties).

Invoicing kan dezelfde magazijnactiviteit factureren, of u modelleert alle kosten volledig in facturatieregels. Kies per kostentype één aanpak om dubbele kosten te voorkomen.

Checklist vóór uw eerste export

[ ] Er bestaat minstens één facturatieprofiel met een standaard ingesteld
[ ] Btw-/sales-tax-tarief per profiel ingesteld
[ ] Elke contractkost heeft een bijbehorende regel (of de productieschakelaar staat aan met ingevulde productkosten)
[ ] Voorwaarden getest met Test profile
[ ] Regelprioriteiten ingesteld (specifiek vóór algemeen)
[ ] Gevalideerde toeslagen geïmporteerd voor de periode (als u toeslagen factureert)
[ ] Magazijnsecties gemapt (als u opslag factureert)

Volgende: Factuurexports aanmaken

Gerelateerde artikelen

Was this helpful?